Το σύγχρονο γραφείο έχει ένα παράξενο χαρακτηριστικό: μπορούμε να εργαζόμαστε οκτώ ώρες και να νιώθουμε ότι δεν προλάβαμε να κάνουμε τίποτα. Δεν είναι πάντα θέμα οργάνωσης. Είναι συχνά θέμα κατακερματισμένης προσοχής.
Κάθε email, μήνυμα, ειδοποίηση και «ένα λεπτό να σε ρωτήσω κάτι» ζητά από τον εγκέφαλο να εγκαταλείψει ένα νοητικό πλαίσιο και να μπει σε άλλο. Αυτό το task switching έχει κόστος.
Το multitasking είναι κυρίως γρήγορη εναλλαγή
Σε πολλές γνωστικές εργασίες δεν κάνουμε πραγματικά δύο πράγματα ταυτόχρονα. Εναλλασσόμαστε γρήγορα ανάμεσά τους. Η μετάβαση απαιτεί να θυμηθούμε πού βρισκόμασταν, ποιος ήταν ο στόχος και ποια πληροφορία ήταν σημαντική.
Όσο περισσότερες μεταβάσεις, τόσο περισσότερη νοητική ενέργεια ξοδεύεται όχι στην ίδια τη δουλειά, αλλά στην επανεκκίνηση.
Η προσοχή έχει και συναισθηματικό κόστος
Η συνεχής διάσπαση δεν επηρεάζει μόνο την απόδοση. Δημιουργεί την αίσθηση ότι είμαστε μόνιμα πίσω. Η λίστα μεγαλώνει, οι εργασίες μένουν μισές και το τέλος της ημέρας συνοδεύεται από εκκρεμότητα.
Αυτό μπορεί να ενισχύσει το στρες και να δυσκολέψει την ψυχολογική αποσύνδεση μετά τη δουλειά.
Τέσσερις πρακτικές που προστατεύουν την προσοχή
- Ομαδοποίηση επικοινωνίας. Δεν χρειάζεται κάθε email να διαβάζεται τη στιγμή που φτάνει.
- Μία κύρια εργασία κάθε φορά. Κλείνουμε ό,τι δεν χρειάζεται για το συγκεκριμένο task.
- Ορατός χρόνος χωρίς διακοπές. Στο ημερολόγιο ή στην ομάδα δηλώνουμε περιόδους συγκέντρωσης.
- Σημείο επανόδου. Πριν διακοπούμε, γράφουμε σε μία γραμμή ποιο είναι το αμέσως επόμενο βήμα. Έτσι μειώνεται το κόστος επιστροφής.
Το πρόβλημα δεν λύνεται μόνο με ατομική πειθαρχία
Αν μια ομάδα περιμένει απάντηση σε κάθε μήνυμα μέσα σε λίγα λεπτά, κανένα productivity hack δεν θα προστατεύσει πραγματικά τη συγκέντρωση. Οι οργανισμοί χρειάζονται κανόνες επικοινωνίας: τι είναι επείγον, ποιο κανάλι χρησιμοποιείται και ποιος χρόνος απόκρισης είναι λογικός.
Δεν χρειάζεται να κερδίσουμε κάθε λεπτό
Η προστασία της προσοχής δεν σημαίνει να μετατρέψουμε τη μέρα σε στρατιωτικό πρόγραμμα. Σημαίνει να δημιουργήσουμε αρκετό χώρο ώστε ο εγκέφαλος να ολοκληρώνει έναν κύκλο σκέψης πριν ανοίξει ο επόμενος.
Η δουλειά πράγματι δεν τελειώνει. Γι’ αυτό το όριο δεν μπορεί να είναι «όταν τελειώσουν όλα». Πρέπει να είναι ένα συνειδητό σημείο στο οποίο αποφασίζουμε ότι η προσοχή μας για σήμερα έχει δοθεί αρκετά.
Πηγές
- Cognitive control and task switching: systematic review and meta-analysis
- WHO – Mental health at work
